Declaración de origen de fondos: qué es y cómo se solicita

La declaración de origen de fondos es un documento fundamental en el cumplimiento de las normativas contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. En Chile, cada vez más empresas supervisadas por la Unidad de Análisis Financiero (UAF) deben solicitar esta declaración a sus clientes para justificar la procedencia del dinero involucrado en una operación.

¿En qué consiste la declaración de origen de fondos?

La declaración de origen de fondos es una manifestación voluntaria y escrita que realiza una persona natural o jurídica para explicar de dónde provienen los recursos utilizados en una transacción. Su objetivo es garantizar la trazabilidad y legalidad de los fondos, especialmente en operaciones de alto riesgo o montos relevantes.

¿Cuándo se exige este documento?

Las situaciones en que una empresa o institución puede solicitar una declaración de origen de fondos incluyen:

• Depósitos o transferencias por montos elevados.

• Compra de bienes raíces, vehículos o activos de alto valor.

• Inversiones financieras.

• Donaciones o aportes de capital.

• Operaciones inusuales o sin justificación económica aparente.

El requerimiento de este documento se basa en políticas internas de prevención, normativas sectoriales (como las de corredoras de propiedades, notarios o casas de cambio) o instrucciones de la UAF.

¿Qué debe incluir una declaración de origen de fondos?

Aunque no existe un formato único obligatorio, la declaración debe contener información clara y verificable, como:

• Datos de identificación del declarante (nombre, RUT, dirección).

• Monto de los fondos involucrados.

• Fuente de los recursos (por ejemplo: ahorro, herencia, venta de bienes, salario, préstamos, utilidades de empresa, etc.).

• Documentación de respaldo (opcional, pero recomendable).

• Firma del declarante y fecha.

Este documento puede ser presentado en papel o formato digital, y debe resguardarse de acuerdo con las políticas de archivo de la empresa, en cumplimiento de la Ley N° 19.913.

Importancia en la prevención del lavado de activos

La declaración de origen de fondos es una herramienta esencial para prevenir el uso del sistema financiero con fines ilícitos. Permite a las empresas supervisadas:

• Conocer mejor a sus clientes (KYC).

• Detectar operaciones sospechosas.

• Cumplir con sus obligaciones ante la UAF.

• Resguardar su reputación ante eventuales investigaciones.

Ignorar la solicitud o veracidad de este documento puede exponer a las organizaciones a sanciones administrativas o penales, especialmente si se constata que no se aplicaron medidas de debida diligencia.

¿Cómo gestionar la declaración de origen de fondos en tu empresa?

Para una gestión eficaz y segura, se recomienda:

1. Establecer políticas internas claras

Define en qué casos se solicitará la declaración, qué datos debe contener, cómo se almacenará y quién será responsable de su custodia.

2. Capacitar al equipo

El personal debe comprender la importancia del documento, saber cómo explicarlo al cliente y manejar eventuales resistencias.

3. Utilizar plataformas digitales seguras

Implementar soluciones tecnológicas como Regcheq permite automatizar el proceso, validar la información y generar reportes para auditorías o requerimientos de la UAF.

4. Hacer seguimiento y auditoría

Revisa periódicamente que las declaraciones se estén solicitando de forma correcta y que la documentación esté completa y actualizada.

Solicitar una declaración de origen de fondos no solo es una buena práctica, sino una obligación en ciertos casos regulados por la UAF. Implementarla de forma estandarizada fortalece el sistema de cumplimiento, protege a tu empresa de riesgos legales y contribuye a la lucha contra el lavado de activos en Chile.